Gerd-Peter Patz (Leiter der Graphothek Bremen)
1 Öffentlichkeitsarbeit und Werbung
1.1 Einführung
Der vorliegende Beitrag beruht auf den Erfahrungen, die der Autor als Leiter einer Artothek, die in ein großstädtisches Bibliothekssystem integriert ist, seit 1975, d.h. seit Eröffnung der Graphothek in der Stadtbibliothek Bremen, machen konnte. (Zahlreiche Anregungen und umfangreiches Material verdanke ich der Publikation: "Öffentlichkeitsarbeit und Werbung Öffentlicher Bibliotheken. Ein Arbeitshandbuch". Hrsg. von Martha Hohl. Berlin: dbi-materialien, 14, dbi 1982)
Allerdings kann hier kein vollständiger Katalog von Möglichkeiten der Öffentlichkeitsarbeit gegeben werden, sondern vielmehr nur eine Auswahl häufig durchgeführter und in Bremen erprobter Aktivitäten in den Bereichen Werbung, Programm- und Pressearbeit.
Wer Öffentlichkeitsarbeit und Werbung praktizieren will, muss zunächst die Aufgaben von Artotheken definieren:
- Die Artothek muss den Bedürfnissen und Interessen möglichst breiter Bevölkerungsschichten durch den Aufbau des Bestandes, fachliche Beratung und Vermittlung der Sammlung entsprechen
- Sammlungen von Artotheken sind nicht mit Museumssammlungen vergleichbar; die Ankaufspolitik hat auch immer benutzerorientiert zu sein
- um möglichst breite Bevölkerungskreise zu erreichen, sollten für pädagogische und soziale Einrichtungen (z.B. Schulen, Krankenhäuser) spezielle Angebote bereitgestellt werden. In Bremen sind dies die sogenannten "Ausstellungen zum Mitnehmen" im Rahmen der Gruppenausleihe. - Artotheken leisten einen wesentlichen Beitrag zur ästhetischen Weiterbildung und außerschulischen Unterrichtsergänzung sie sind ein Ort der Kommunikation und ein Informationszentrum (z.B. Nachschlagewerke, Monographien, Kunstkataloge, Zeitschriften)
- mit ihrer Programmarbeit sensibilisieren sie für künstlerische Vorgänge/Prozesse
- sie fördern Kreativität und vermitteln Anregungen zur Freizeitgestaltung
1.3 Bestandsaufnahme
Die wichtigste Grundlage für erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit ist eine Bestandsaufnahme, in die alle Bedingungen einfließen, die sich durch die Artotheken nicht verändern lassen (soziales Umfeld, finanzielle Ausstattung, Gebäude usw.). Das daraus abgeleitete Öffentlichkeitsarbeit-Konzept umfasst die Beziehung zum Benutzer, das Dienstleistungsangebot, das Erscheinungsbild nach außen (ihre visuelle Identität durch Signet mit einheitlicher Schrift und Farbe), Werbemittel und Pressearbeit. Wie sich das Konzept bewährt, muss aber auch immer anhand von Benutzerverhalten und Ausleihzahlen sowie Benutzerbefragungen kontrolliert werden, um ggf. Korrekturen vornehmen zu können.
1.4 Öffentlichkeitsarbeit und Werbung als Aufgaben von Artotheken
Um ihre Aufgaben zu erfüllen, haben Artotheken Überzeugungs- und Öffentlichkeitsarbeit im politischen, administrativen und Medienbereich zu leisten:
- neue Benutzer sind zu gewinnen, vorhandene Benutzer durch Angebot und Service an die Artotheken zu binden
- Ziel der Öffentlichkeitsarbeit ist es, Vertrauen zu gewinnen, indem Arbeit, Leistungen und Ziele dargestellt werden
- zur Imagepflege der Artotheken gehört, dass sie sich als Einrichtung für jedermann präsentiert.
1.5 Die Benutzer als Werbeträger für die Artothek
Funktionsgerechte Räume am richtigen Standort, Qualität der Sammlung und der Serviceleistung sowie benutzergerechte Öffnungszeiten und eine einladende Atmosphäre sind natürlich die beste Werbung für eine Artothek, denn zufriedene Benutzer werben neue Benutzer! (lt. neuester Umfrage in Bremen: durch Mundpropaganda und über Bilder bei Bekannten und Freunden = 44,4 %)
Die Alterskurve der Benutzer zeigt eine ungleichmäßige Benutzung der Artothek über die verschiedenen Altersgruppen hinweg (in Bremen z.B. sind 75 % der Benutzer den Altersgruppen bis zu 40 Jahren zuzuordnen), d.h. Jahrgänge, die mit Schule und Ausbildung befasst sind, sind besonders stark vertreten. Werbung müsste also primär bei den Erwachsenen nach der Ausbildungszeit einsetzen.
1.6 Werbeetat
Öffentlichkeitsarbeit und Werbung kosten Geld. Entsprechend ist für diese Arbeit eine eigene angemessen ausgestattete Haushaltsstelle zu schaffen. So werden für Öffentliche Bibliotheken z. B. 5%-25% des Buchetats angesetzt. - Für Artotheken gestaltet sich die Bemessungsformel wesentlich schwieriger. Bestandsgrößen können Grundlage der Berechnung sein. Von entscheidender Bedeutung wäre es, bei der Einrichtung einer Artothek massive Werbung zu betreiben. In der Folgezeit müssten, je nach Anspruch und Programm, z. B. pro Ausstellung etwa DM 600,- (für Plakat, Einladung, Porto, Versicherung) eingeplant werden.
1.7 Werbung und Werbemittel
Werbung macht - im Gegensatz zur Öffentlichkeitsarbeit - direkte Angebote. Sie versucht, - vorhandenen Bedarf zu befriedigen - Bedarf zu wecken und - Bedarf zu stabilisieren.
Werbung muss, wenn sie optimale Wirkung erzielen soll, professionell gestaltet sein.
1.7.1 Visuelles Erscheinungsbild der Artothek
Mit dem bloßen Angebot von Grafiken und Serviceleistungen, benutzerfreundlichen Öffnungszeiten und kompetenten Mitarbeitern allein ist es nicht getan. Die Identität der Artothek muss prägnant und unverwechselbar sein. Grundlage eines visuellen Erscheinungsbildes sind wiedererkennbare Merkmale (Signets) auf allen Werbemitteln und Drucksachen.
Kontaktaufnahme und -pflege zu anderen Einrichtungen im Bildungsbereich haben das Ziel, aktiv und kontinuierlich über Angebot und Leistungen der Artothek zu informieren. Ein wesentliches Instrument der Kontaktarbeit stellen Werbemittel dar wie z. B. Handzettel und Faltblätter.
Der Handzettel ist ein kurzlebiges Werbemittel. Mit ihm lassen sich aktuelle Informationen kostengünstig verbreiten. Er hat die Formate DIN A 4 oder A 5, ist meistens einseitig bedruckt. Eine Illustration oder eine gut formulierte Überschrift sind als Blickfang ausreichend. Der übrige Text muss klar gegliedert und formuliert sein. Die Konstanten des Erscheinungsbildes dürfen natürlich nicht fehlen.
Faltblätter werden eingesetzt, wenn es darum geht, Informationen repräsentativ darzubieten (Benutzungsordnungen, -einführungen, Verzeichnisse usw.).
Werbebriefe an Einrichtungen wie Schulen und Krankenhäuser, Passivbenutzerwerbung, Preisausschreiben usw. deuten die Bandbreite der Werbung an. Auf ein Beispiel aus Bremen sei an dieser Stelle hingewiesen: 1985 wurden fast 200 Briefe an Adressaten zugestellt, die in früheren Jahren bereits Benutzer der Artothek waren. Ergänzend wurden 100 Schulen angeschrieben, Bürgerhäuser und andere Kulturinstitute umworben. Diese Maßnahmen und nicht zuletzt die Aktivitäten und Presseveröffentlichungen anlässlich des 10jährigen Bestehens der Graphothek Bremen führten zu einer Steigerung von 12% bei den Benutzerzahlen.
1.7.3 Plakate
Plakate gehören zum Bereich der Außenwerbung und sind Teil unserer täglichen Wahrnehmung. Sie müssen im Vorbeigehen wahrgenommen werden und auf Fernwirkung bedacht sein. Anlässe für den Einsatz von Plakaten sind allgemeine Artothek-Werbung (Nichtbenutzer sollen motiviert werden). Besondere Anlässe sind Ankündigungen von Ausstellungen und Veranstaltungen. Die großräumige Verbreitung von Plakaten ist nur kommerziell möglich und entsprechend teuer. Die Deutsche Städtereklame (DSR) vermietet für mind. 10 Tage Anschlagwände. Die individuelle Verbreitung von Plakaten über andere Institute, Geschäfte, Banken, Schulen und Vereine ist dagegen sehr personalintensiv. Bevorzugt werden sollten Formate bis max. DIN A 2 (42 x 59,4 cm) für den Innenbereich (Platzfrage). Besonders für aktuelle Anlässe eignet sich der Einsatz von Rahmenplakaten (große Auflage, kleiner Einzelpreis). Ein Teil des Plakats ist vorgedruckt, die aktuellen Daten werden je nach Bedarf eingedruckt bzw. handschriftlich ergänzt.
Welchen Wert Plakatwerbung besitzt, verdeutlicht die erste, 1977 durchgeführte Umfrage unter Bremer Graphotheksbenutzern, nach der 50% der Benutzer durch das Plakat auf diese Einrichtung aufmerksam wurden.
"Bilder entleihen wie Bücher": mit diesem Slogan warb die Graphothek Bremen zur Eröffnung und 10 Jahre später zum Jubiläum durch Plakate an den Anschlagwänden der Stadt. Das Plakatmotiv, auf Postkartengröße gebracht, wurde (1975) in einer Auflage von 15.000 Stück an alle Kulturinstitute, Galerien, Buchhandlungen usw. verteilt. Mit dem bereits zitierten Werbespruch als farbigem Aufkleber wurden die Graphikkartons beklebt.
2 Programmarbeit
2.1 Begriffserklärung
Zur Programmarbeit gehören Ausstellungen und Veranstaltungen, die von oder in der Artothek durchgeführt werden. Programmarbeit stellt eine Form von Informationsvermittlung dar, die die Aufgaben der Artothek ergänzt. Sie richtet sich an bereits vorhandene als auch an potentielle Benutzer. Will man sich der Bevölkerung einprägen, so sind zwei bis drei Veranstaltungen pro Jahr zu wenig.
2.2 Ziele und Zielgruppen
Programmarbeit soll - die Artothek ins Gespräch bringen - einen Beitrag zur Bestandsaktivierung leisten - allgemeine Orientierungshilfen gegen - aktuelle Kunstströmungen bekannt machen und - das kulturelle Angebot der Stadt erweitern. Zielgruppen sind Kunstinteressenten im weitesten Sinne, ferner pädagogische und soziale Einrichtungen wie Schulen und Krankenhäuser, nicht zuletzt auch als Multiplikatoren.
2.3 Allgemeine Konzeption
Art und Umfang der Programmarbeit hängen entscheidend von örtlichen Gegebenheiten ab. Darüber hinaus bleiben immer die eigenen Möglichkeiten in Rechnung zu stellen: Räume, Sach-, Finanz und Personalausstattung. Gleichwohl sollten Veranstaltungen grundsätzlich kostenlos sein. Programmarbeit sollte man, nicht zuletzt um Kosten zu sparen, mit anderen Institutionen abstimmen (Kooperation), denn der Partner bringt seinen Adressatenkreis mit ein. Als Ansprechpartner für eine Zusammenarbeit kämen in Frage: Künstlerverbände, Bibliotheken, Freizeitheime, Galerien, Gewerkschaften, Kunstvereine, Museen, VHS u. a. Unumgänglich ist es, sich eine Adressenkartei, geordnet nach Instituten und Kontaktpersonen, anzulegen. Bei der Konzeption der Programmarbeit sind einige allgemeine Grundsätze zu beachten: langfristige Vorplanung, ungefähr 1 Jahr im voraus kontinuierliches Angebot: Regelmäßigkeit schafft Stammpublikum
möglichst feste Termine und Wochentage für Veranstaltungen und Vernissagen rechtzeitige Ankündigung der Termine in den Veranstaltungsprogrammen/-kalendern umfangreiche Werbung: Presse, Hörfunk, TV, Plakate, Einladungen, persönliches Ansprechen Erstellen von Begleitmaterialien.
2.4 Die Artothek als Thema der Veranstaltung
2.4.1 Jubiläen
bieten besondere Anlässe, um in geeigneter Weise auf lokalhistorische Daten einzugehen. Ein Jubiläum kann mit einer Ausstellung, Kunstauktion, Musik, Performance usw. "garniert" werden. Für dies alles sind sehr viel persönlicher Einsatz und Kontakt erforderlich. Die Erfolgsbilanz: Benutzungsintensivierung, hoher Stellenwert der Artothek bei der Verwaltung und kulturelle Belebung der Stadt, nicht zu vergessen die Presseberichterstattung.
So erschienen z. B. 1985, im Jubiläumsjahr der Graphothek Bremen, in der lokalen und überregionalen Presse insgesamt 25 (1984: 14) Beiträge, davon 18 (8) ausführliche Berichte. Die erheblich gestiegene Anzahl der Artikel liegt auch darin begründet, dass die Berichte in der Graphothek bzw. im Referat Öffentlichkeitsarbeit der Stadtbibliothek druckreif, z. T. in verschiedenen Versionen für einen bestimmten Anlass, geschrieben und den Redaktionen zur Verfügung gestellt wurden.
Darüber hinaus gab es zum Jubiläum Berichte in Radio Bremen (Hörfunk und Fernsehen).
2.4.2 Tage der offenen Tür
sind eine Möglichkeit, sich öffentlichkeitswirksam zu präsentieren und dem Bürger Gelegenheit zu geben, auch einmal "hinter die Kulissen" zu blicken. In Bremen machten etwa 100 Interessenten am 25. Mai 1986 von der Einladung Gebrauch, die neuen, größeren und ausstellungsgerechten Räume (neben der Kommunalen Galerie) in der Weserburg kennen zu lernen. Allein 50 Besucher waren zu der Veranstaltung mit der Performance-Künstlerin Gabi Gooß erschienen.
2.4.3 Einzelveranstaltungen
Zielsetzung der Programmarbeit ist neben der allgemeinen Werbung für die Artothek die Anregung zum Ausleihen von Kunstwerken und zur Auseinandersetzung mit der zeitgenössischen Kunst. Zur Programmarbeit gehören z. B. Vortrags- und Diskussionsveranstaltungen, aber auch Preisrätsel erfreuen sich großer Beliebtheit.
Ein Preisrätsel, bei dem vier Originalgraphiken, gestiftet von Bremer Künstlern, zu gewinnen waren, veranstaltete die Graphothek Bremen 1982 während der Ausstellung "Kunst für den Bürger - Bürger für die Kunst" in der unteren Rathaushalle.
2.5 Ausstellungen
2.5.1 Voraussetzungen und Ziele
Ausstellungen lenken das Interesse auf bestimmte Künstler, Künstlergruppen, thematische Aspekte sowie künstlerische Ausdrucksformen der Gegenwart und fordern zur Auseinandersetzung mit ihnen heraus.
Art und Größenordnung von Ausstellungen hängen entscheidend von räumlichen und materiellen Voraussetzungen ab. Wechselrahmen, Vitrinen, Beleuchtungskörper usw. können ggf. bei anderen Institutionen entliehen werden. Die Artothek sollte sich mit ihren Beständen auch in anderen Einrichtungen vorstellen, dort jedoch unbedingt mit einem Info-Stand vertreten sein.
2.5.2 Ausstellungsformen
Zu unterscheiden ist einerseits zwischen Ausstellungen aus der Sammlung, Ausstellungen in Zusammenarbeit mit Leihgebern und übernommenen Wanderausstellungen sowie andererseits zwischen Einzel-, Gruppen- und thematischen Ausstellungen. Mit Ausstellungen von ortsansässigen Künstlern trägt die Artothek zur Künstlerförderung bei. Gerade junge Künstler, die noch keine Galerie für ihre Arbeit gewinnen konnten, erhalten hier oftmals ihre erste Chance. Bei Wanderausstellungen sollte man sich vorher genau nach anfallenden Kosten, aber auch nach Art und Umfang der Exponate erkundigen.
2.5.3 Planung und Durchführung von Ausstellungen
Bei größeren, aber auch bei Wanderausstellungen empfiehlt es sich, langfristig vorauszuplanen.
Ausstellungsideen entstehen oft im persönlichen Gespräch mit den Mitarbeitern anderer Institute, mit Künstlern, Galerien oder Kunstvereinen. Neben den Kosten für Plakate, Einladungen, Honorare, Handzettel usw. ist bei Fremd- und Wanderausstellungen die Transport- und Versicherungsfrage vorab zu klären. In der Regel übernimmt die leihende Artothek einen der Transportwege sowie die Versicherung. Eine Versicherungsliste muss frühzeitig vorliegen. Umfassendere Ausstellungen sollten mindestens 4 Wochen dauern, denn Zeit- und Kostenaufwand müssen sich lohnen.
Wichtig ist ein übersichtliches Gliederungsprinzip, das die Hauptgedanken der Ausstellung klar herausstellt. Wirkungsvoll ist es, einzelne Exponate hervorzuheben. Die Bilder sind nach Möglichkeit auf gleiche untere/obere Kante in Augenhöhe zu hängen.
Die Beschriftung der Werke sollte nicht zu ausführlich, sondern auf das Wesentliche beschränkt sein (ggf. Titel, Technik, Entstehungsjahr). Einheitlich gestaltete Beschriftungskarten gehören immer auf die gleiche Seite, möglichst neben das Exponat.
Die didaktische Aufbereitung der Ausstellung durch Informationen über künstlerische Techniken (z. B. Siebdruck, Radierung, Lithographie) gehört selbstverständlich zu den Aufgaben der Artothek.
Ausstellungskataloge sind aufwendig und der Druck kostspielig. Bei Wanderausstellungen sind sie manchmal zu übernehmen. Anstelle eines Kataloges kann die Artothek zumindest in Form eines kostenlos abgegebenen Faltblattes Orientierungshilfen geben: Verzeichnis der Exponate, Erläuterung zu Aufbau und Gliederung der Ausstellung, Biographie des Künstlers.
Die offizielle Eröffnung kann zu einem Höhepunkt werden. Dazu gehört eine günstige Wahl des Termins, die Teilnahme des Künstlers, Sammlers, Leihgebers. Außer der allgemeinen Einladung an Benutzer und potentielle Interessenten über Presse und Aushang in der Artothek sind persönliche Einladungen sehr wirksam (Leiter bzw. Mitarbeiter anderer Institute).
Es ist denkbar, eine eigens für die Ausstellung entworfene Einladung mit Fotografie eines Exponats und Textinfos über Leben und Werk des Künstlers zu versenden. Die inhaltliche Gestaltung der Vernissage kann unterschiedlich sein: Einführungsvortrag, musikalische Darbietung. Während der Laufzeit der Ausstellung können weitere Rahmenveranstaltungen durchgeführt werden, z.B. Führungen oder Diskussionen.
Druckworkshops sind sehr gefragt; so wurden in Bremen während eines Druckworkshops mit dem polnischen Künstler Leszek Rozga am Eröffnungsabend bereits 13 Miniaturradierungen verkauft.
Damit die Ausstellungen größtmögliche Beachtung finden, ist eine umfangreiche Außenwerbung mit Plakaten und Handzetteln notwendig. Kostenlos kann die Artothek in kommunalen Einrichtungen, Buchhandlungen oder Galerien plakatieren.
Sinnvoll ist es, sich beim Vorbereiten von Ausstellungen nach Checklisten zu richten, damit ständig wiederkehrende Arbeitsabläufe nicht vergessen werden. Darüber hinaus haben sich in Bremen Ausstellungsverträge zwischen Stadtbibliothek/Graphothek und Künstler/Ausstellung bewährt.
Welchen Stellenwert die Artothek Bremen der Ausstellungstätigkeit beimisst, lässt sich allein daran ablesen, dass seit 1975 93 Ausstellungen in und außerhalb Bremens durchgeführt wurden; dies nicht zuletzt auch im Sinne von mehr Transparenz der Jury-Entscheidungen in der Öffentlichkeit. Andererseits sind Ausstellungen mit Arbeiten aus der Sammlung auch als problematisch anzusehen, da sie der Ausleihe allzu lange (mitunter bis zu einem Jahr) entzogen werden.
3 Pressearbeit
3.1 Grundsätzliches
Massenmedien sind erreichbar für jeden, der um öffentliches Vertrauen werben möchte. Die Zusammenarbeit mit ihnen ist die wirkungsvollste Methode der Öffentlichkeitsarbeit überhaupt.
Die Presse nimmt eine dominierende Position in der Öffentlichkeitsarbeit ein. Mit ihrer Hilfe lässt sich eine große Öffentlichkeit schnell und regelmäßig erreichen: Im Gegensatz zu Funk und Fernsehen kann der Rezipient die in der Presse übermittelten Sachverhalte lesen, wann immer er dazu bereit ist.
Pressearbeit bezieht sich nicht nur auf die Mitteilung bloßer Fakten, wie statistische Angaben, Öffnungszeiten, Veranstaltungen, sondern auch auf inhaltliche Berichterstattung etwa über Dienstleistungen, besondere thematische Angebote und Ereignisse oder Probleme.
3.2 Pressekompetenz
Die Übermittlung von Informationen an die Presse geschieht normalerweise durch den/die Institutsleiter/in oder durch eine(n) dafür autorisierten Mitarbeiter/in. Zwischengeschaltet ist in der Regel das städtische Presseamt. Ob Pressemeldungen in der Artothek oder in der zuständigen Pressestelle formuliert werden, ist von örtlichen Gegebenheiten abhängig. Dafür, dass dies "vor Ort" geschieht, spricht natürlich die Tatsache, dass nur dort das notwendige Fachwissen vorhanden ist.
3.3 Pressemarkt
Über das Geschehen am Ort und in seiner näheren Umgebung informiert sich de"r Bürger überwiegend aus der Tageszeitung. In letzter Zeit macht allerdings eine Reihe von Anzeigenblättern der Lokalpresse Konkurrenz, ebenso attraktive Stadtmagazine und Stadtteilblätter.
3.4 Instrumente der Pressearbeit
3.4.1 Pressekartei
Aktive Informationsarbeit setzt gute Kenntnisse der lokalen Medien voraus. Wichtig ist deshalb eine Pressekartei zur raschen und direkten Kontaktaufnahme.
3.4.2 Pressemitteilung
Entsprechend den Empfehlungen des Deutschen Städtetages zur Pressearbeit sollen die publizistischen Organe gleichzeitig und gleichmäßig unterrichtet werden. Die dafür geeignete Form ist die Pressemitteilung und die Pressekonferenz.
Einzelauskünfte verstoßen dann nicht gegen den Grundsatz der Gleichbehandlung, wenn die Idee zur Berichterstattung vom Journalisten ausgeht. Die kurze schlagwortartige Pressemitteilung hat dabei größere Chancen, publiziert zu werden, als der langatmige Text. Gut formulierte Oberschriften und Untertitel bei längerem Text informieren rasch über den wesentlichen Inhalt der Meldung. In der Regel sollten Pressemitteilungen ein bis zwei 1 1/2zeilig beschriebene DIN A 4Seiten nicht überschreiten. Möglichst kurze und klare Sätze unter Vermeidung von Fachausdrücken und Abkürzungen erhöhen die Chance des Abdrucks. In jedem Fall sollte eine Grundregel befolgt werden, die festlegt, welche Informationen in einer Pressemitteilung enthalten sind: Dies sind die sechs "W's", die Fragewörter Wer, Was, Wo, Wann, Warum, Wie. Zu beachten ist auch der Nachrichtenaufbau: der einleitende Absatz muss bereits das Wichtigste zusammenfassen, während detaillierte Zusatzinformationen erst im 2. Teil des Textes folgen.
3.4.3 Pressebild
Verwendung findet das aktuelle Pressefoto als Ersatz für die aktuelle Textinformation oder als deren Ergänzung. Ein einmaliges Echo fand 1975 die Pressebild-Aktion "Mit Kunst bedient" anlässlich der Eröffnung der Bremer Graphothek: 71 Ausschnitte in verschiedenen Zeitungen mit einer Gesamtauflage von über drei Millionen Exemplaren waren hier nachweisbar.
3.4.4 Pressekonferenz Für den Journalisten ist aufgrund der Konkurrenz-Situation der Medien die Pressekonferenz, bei der alle Teilnehmer gleichzeitig dasselbe erfahren, alles andere als attraktiv. Zu Pressekonferenzen sollte also nicht allzu häufig eingeladen werden; sie sollte immer dem besonderen Anlass vorbehalten bleiben (z. B. Jubiläum).
Ergänzend zu den mündlich vorgetragenen Informationen sollten Pressemappen mit schriftlichem Begleitmaterial vorliegen, solche Unterlagen verringern die Gefahr, dass falsch berichtet wird. Eine Terminankündigung von 1 Woche bis zu 3 Tagen vorher ist ausreichend.
3.5 Vom Umgang mit Journalisten
Der persönliche Kontakt zum einzelnen Journalisten ist unumgänglich. Die beste Gelegenheit für die erste Kontaktaufnahme ist die Einladung zu einem Informationsgespräch in der Artothek. Wer die Presse dazu gewinnen will, sich für die Artothek einzusetzen, der muss mit der eigenen Arbeit kritisch umgehen und auch auf Defizite verweisen.
Pressearbeit lässt sich nicht nach einem vorgefertigten Schema durchführen. Wer bestrebt ist, der Artothek durch kontinuierliche und konsequente Pressearbeit einen festen Platz im Lokalteil und Feuilleton der örtlichen Zeitung zu sichern, der muss ständig die eigene Phantasie aktivieren.
Dennoch führt auch die beste Öffentlichkeitsarbeit nicht zu exakt zahlenmäßig erfassbaren Resultaten. Der vielfach hergestellte Zusammenhang zwischen Benutzer- bzw. Ausleihzahlen und Öffentlichkeitsarbeit erweist sich bei näherem Hinsehen oftmals als Scheinrelation.